Перевірки: Finanzamt, Zoll, DRV (Scheinselbständigkeit) — як підготуватися, пройти й мінімізувати ризики

Що таке перевірки Finanzamt, Zoll, DRV і чому це важливо

Перевірки в Німеччині охоплюють податки, касові операції, заробітні плати, трудові відносини та статус самозайнятих. Найпоширеніші формати:

  • Finanzamt: Betriebsprüfung/Außenprüfung, Umsatzsteuer-Sonderprüfung, Lohnsteuerprüfung, Kassen-Nachschau.

  • Zoll (митна/фінансова інспекція): контроль мінімальної зарплати (MiLoG), робочого часу, нелегальної зайнятості/Schwarzarbeit, субпідрядів.

  • DRV (Deutsche Rentenversicherung): статус-перевірки за ознаками Scheinselbständigkeit (фактична залежна праця під виглядом фрілансу), внески до соцстраху.

Мета супроводу — проактивна підготовка, зменшення нарахувань і швидке закриття з мінімальними втратами.

Кому підходить послуга

  • SMB/e-commerce/SaaS/агентствам, у кого є ПДВ-ризики, каси (KassenSichV), виплати підрядникам/фрілансам.

  • UG/GmbH/Einzelunternehmen/Freiberufler, які розширюються та потрапляють у фокус перевірок.

  • Будівництву/логістиці/HoReCa, де часті субпідряди і позмінні графіки.

  • Бізнесам із попередніми листами від Finanzamt/Zoll/DRV або плановими Betriebsprüfung.

Що ви отримуєте

  • Аудит готовності: перевіряємо USt/ELSTER/ZM/OSS, GoBD/Verfahrensdokumentation, каси (TSE/DSFinV-K), Lohn і договори з підрядниками.

  • Захист у процедурі: беремо на себе комунікацію з інспектором, подаємо документи, готуємо пояснення, Einspruch при донарахуваннях.

  • Антикризова стратегія: план дій при ризиках Scheinselbständigkeit, мінімальної зарплати, неправильних інвойсів/ставок ПДВ.

  • Фінальний результат: мінімізація Nachzahlung, розстрочка (за потреби), оновлені політики й договори на майбутнє.

Зручно стартувати з короткого розбору кейсу (платно, 4 000 грн), щоб визначити ризики і календар кроків.

Етапи супроводу перевірок

  1. Діагностика (T-3…T-1 тиждень). Збираємо документи, тестуємо GoBD, касовий експорт DSFinV-K, звіряємо UStVA/ZM/OSS, payroll і підрядників.

  2. План і пакети доказів. Чек-листи для різних інспекцій (Finanzamt/Zoll/DRV), ролі відповідальних, Data Room з контрольним доступом.

  3. День перевірки. Представляємо інтереси, організовуємо робоче місце інспекторам, відповідаємо в межах процесу, фіксуємо запити письмово.

  4. Пояснення та корекції. Подаємо коментарі/додаткові документи, ініціюємо самокорекції там, де це зменшує санкції.

  5. Підсумковий протокол/рішення. Аналізуємо донарахування, за потреби — Einspruch/Klage; погоджуємо Zahlungsplan.

  6. Пост-комплаєнс. Оновлюємо AGB/договори, процеси eRechnung/KassenSichV/GoBD, впроваджуємо політики підрядників.

Що перевіряють найчастіше — і як ми закриваємо ризики

Finanzamt (податки/каси)

  • ПДВ: місце постачання, Reverse-Charge, OSS/ZM, внутрішньоєвропейські операції, помилки в ставках.

  • Каси (KassenSichV/GoBD): TSE, DSFinV-K, послідовність чеків, повернення/знижки, Verfahrensdokumentation.

  • Облік: EÜR/Bilanz, первинка, нумерація інвойсів, архів 10/6 років.

Рішення: виправляємо інвойси, робимо Audit-Export, узгоджуємо USt-корекції з мінімальними наслідками.

Zoll (мінімалка/«чорна» праця)

  • MiLoG: ставки/надбавки, облік годин, нічні/святкові, перерви.

  • Schwarzarbeit: відсутність контрактів, готівкові виплати «поза обліком».

Рішення: наводимо порядок у Zeiterfassung, доводимо законність доплат, формалізуємо договори/табелі.

DRV (Scheinselbständigkeit)

  • Ознаки підпорядкованості фрілансера: робочий час, інструменти, відсутність підприємницького ризику, один замовник.

  • Наслідки: донарахування внесків, штрафи, зміна статусу.

Рішення: Statusfeststellungsverfahren (за потреби), рамкові угоди, мультиклієнтність, власні інструменти фрілансера, IP/конфіденційність без «штатного» характеру.

Документи та дані, які готуємо

  • Податки/облік: UStVA/Jahreserklärung, ZM/OSS, EÜR/Bilanz, план рахунків SKR03/04, інвойси (eRechnung).

  • Каси: сертифікати TSE, DSFinV-K, журнали змін, інструкції персоналу, політика повернень/знижок.

  • Payroll/години: зарплатні відомості, Zeiterfassung, договори, відпустки, доплати/надгодини.

  • Підрядники/фріланс: договори Werk/Dienst, NDA/DPA, акти/інвойси, докази самостійності.

  • Політики/процеси: Verfahrensdokumentation (GoBD), чек-листи відповідей інспектору.

Типові помилки бізнесу

  • PDF-інвойси без XML (eRechnung) для B2G або вимогливих B2B — відмови у прийомі.

  • Каси без TSE/DSFinV-K — класичні донарахування на Kassen-Nachschau.

  • Відсутність Verfahrensdokumentation — навіть при «чистій» бухгалтерії це мінус.

  • OSS/ZM не синхронізовані — розбіжності по ЄС-продажах.

  • «Фрілансери», що працюють як штат — ризик Scheinselbständigkeit та внесків заднім числом.

  • Одноосібні контракти з повною інтеграцією у ваш графік/інструменти — маркер залежної праці.

Практичні сценарії

  • USt-Sonderprüfung у маркетплейсі. Вирівнюємо ставки/країни, доводимо Reverse-Charge, коригуємо OSS/ZM, зменшуємо Nachzahlung.

  • Kassen-Nachschau в ритейлі. Терміново піднімаємо TSE/DSFinV-K, формуємо «папку інспектора», захищаємо спірні операції.

  • DRV-перевірка агентства. Реформатуємо договори, вводимо мультиклієнтність/результат, готуємо позицію проти Scheinselbständigkeit.

  • Zoll у будівництві. Легалізуємо Zeiterfassung, підтверджуємо MiLoG, закриваємо субпідряди.

Питання та відповіді (FAQ)

Коли очікувати перевірку?
Планово або за «тригерами» (різкі відхилення, крос-перевірки, галузеві рейди). Готуємося заздалегідь.

Чи можна зменшити донарахування?
Так. Через самокорекції, пояснення, правильні розрахунки та, за потреби, Einspruch/Klage.

Що таке Scheinselbständigkeit «у двох словах»?
Коли «фріланс» фактично — залежна праця: один замовник, графік/робоче місце/інструменти замовника, відсутній підприємницький ризик.

Чи достатньо чек-листа для каси?
Ні. Потрібні TSE, DSFinV-K, інструкції, журнали змін і Verfahrensdokumentation.

Чи обов’язкова eRechnung?
Для B2G — де-факто так; у B2B — швидко стає стандартом. Готуємо XRechnung/ZUGFeRD під ваші вимоги.

Чому обирають Юридичну компанію «Юдей»

  • Комплексно: податки (Finanzamt), каси (KassenSichV/GoBD), Zoll/DRV — в одному вікні.

  • Процеси, що «тримають» перевірку: eRechnung, DSFinV-K, Verfahrensdokumentation, OSS/ZM, договори з підрядниками.

  • Результат у цифрах: менші Nachzahlungen, реалістичні плани платежів, оновлені регламенти.

  • UA↔DE-формат: усе пояснюємо українською, готуємо переклади, тримаємо дедлайни.

Потрібен персональний план дій перед або під час перевірки? Проведемо короткий платний розбір (4 000 грн) і дамо чек-лист, шаблони відповідей та дорожню карту закриття ризиків.