Що таке eRechnung, KassenSichV і GoBD
eRechnung — електронний рахунок-фактура у форматі, придатному для машинної обробки. У Німеччині стандартом є XRechnung (XML за EN 16931) та ZUGFeRD/Factur-X — гібридний PDF/A з вкладеним XML.
KassenSichV — правила для кас і POS: обов’язкова TSE (технічний модуль безпеки), видача чека, готовність до Kassen-Nachschau, експорт DSFinV-K.
GoBD — принципи «правильної» електронної бухгалтерії: непорушність, простежуваність, повнота, Verfahrensdokumentation, права доступу Z1/Z2/Z3, зберігання 10/6 років.
Коротко: eRechnung формалізує інвойси, KassenSichV — касові операції, GoBD — увесь цифровий облік.
Кому підходить наша допомога
-
Постачальникам для держсектору (B2G) — потрібні XRechnung та приймальні канали (у т.ч. шлюзи/портали).
-
E-commerce/ритейлу/HoReCa/логістиці — каси з TSE, DSFinV-K, чек-аут з правильним ПДВ.
-
B2B-сервісам/SaaS/виробникам — перехід на ZUGFeRD/Factur-X, EDI-обміни, архів, GoBD-процеси.
-
Бізнесам із ризиком Betriebsprüfung або «листами щастя» від Finanzamt.
Що саме налаштовуємо
eRechnung (XRechnung/ZUGFeRD):
• мапінг полів ERP/CRM → XML EN 16931;
• профілі ZUGFeRD (BASIC/COMFORT/EN16931), PDF/A-3 + XML;
• валідація інвойсів, підпис/мітки цілісності, довготривале зберігання;
• маршрути: пошта, портал, мережі обміну (у т.ч. для держотримувачів);
• довідники (VAT-ID, GLN, IBAN/BIC, предмет/позиції, платежі/аванси).
KassenSichV (каси і POS):
• підбір TSE (апаратна чи хмарна), інтеграція з касою;
• Belegausgabepflicht (видача чека), QR/електронний чек;
• DSFinV-K експорт, журнал подій, тест «мітки часу»;
• «папка нагляду» для Kassen-Nachschau: інструкції, сертифікати, звіти;
• облік готівки/чаєвих, змішаних ставок ПДВ, повернень і знижок.
GoBD (цифрова бухгалтерія):
• Verfahrensdokumentation: опис процесів обліку/сканування/архіву;
• права доступу Z1/Z2/Z3, журнали змін, версії ПЗ;
• правила ersetzendes Scannen (скан замінює папір), перевірка інвойсів;
• політики зберігання (10 років для бухдоків, 6 років для комерційних листів);
• тестовий Audit-Export і чек-лист готовності до перевірки.
Переваги впровадження з нами
-
Зниження ризику штрафів: тексти/процеси відповідають GoBD і KassenSichV, інвойси проходять валідацію.
-
Менше ручної роботи: структуровані дані, автоматичний обмін, менше помилок і «повернень».
-
Готовність до перевірок: повний Audit-Trail, DSFinV-K, «папка інспектора».
-
Швидкий запуск: працюємо з вашим ERP/POS, готуємо інструкції для команди.
Щоби зафіксувати бюджет і строки, починаємо з короткого правового/технічного розбору кейсу (платно, 4 000 грн).
Етапи впровадження (покроково)
-
Аудит поточних процесів. Інвойси, каси, облік, архів; вимоги контрагентів/замовників.
-
Технічне проєктування. Вибір формату (XRechnung vs ZUGFeRD), маршрутів доставки, TSE (хмарна/апаратна), схеми архівації.
-
Інтеграція. Мапінг ERP/каси, валідація, тест-набори інвойсів/DSFinV-K, журнал подій TSE.
-
Документація. Verfahrensdokumentation, політики доступів/зберігання, інструкції чек-ауту, ролі відповідальних.
-
Навчання і запуск. Скрипти для фінкоманди/продажів, контрольні списки, «кнопка експорт для інспектора».
-
Підтримка. Оновлення профілів ZUGFeRD/Factur-X, сертифікатів TSE, корекції під вимоги партнерів.
Практичні сценарії
-
Постачальник муніципалітету (B2G). Переходимо на XRechnung, підключаємо канал подачі, знімаємо помилки валідації, налаштовуємо архів.
-
Онлайн-ритейл з POS. Встановлюємо TSE, готуємо DSFinV-K, політики видачі чека/повернень, тест Kassen-Nachschau.
-
Виробник/дистриб’ютор B2B. Запускаємо ZUGFeRD/Factur-X, EDI-обмін, списання авансів, контроль ставок ПДВ.
-
Сервіс/SaaS. Автоматичні інвойси з EN 16931, підпис/мітки, архів і GoBD-логіка.
Що підготувати на старті
-
Приклади інвойсів/кредит-нот і вимоги клієнтів (B2G/B2B).
-
Дані ERP/POS: поля, довідники, ставки ПДВ, шаблони документів.
-
Інвентар кас/терміналів, версії ПЗ, доступність TSE.
-
Опис облікових процесів, політик архівації й доступів (якщо є).
-
Контактну групу: фінанси/IT/операції.
Типові помилки (і як їх уникнути)
-
«PDF = eRechnung». Без XML EN 16931 це лише картинка — держзамовники/частина B2B не приймуть.
-
Немає TSE або неактуальні сертифікати. Ризик при Kassen-Nachschau і донарахування.
-
Відсутня Verfahrensdokumentation. Навіть «ідеальний» облік під GoBD вважається неповним без опису процесів.
-
Не налаштований DSFinV-K. На перевірці не зможете дати коректний експорт — дорогі наслідки.
-
Змішування приватних/бізнес-оплат у касі й відсутність журналів змін — класичні претензії Finanzamt.
-
Немає політики сканування. Скан не замінює папір без правил ersetzendes Scannen.
Часті запитання (FAQ)
Чим відрізняються XRechnung і ZUGFeRD/Factur-X?
XRechnung — «чистий» XML EN 16931, типовий для держсектору; ZUGFeRD — PDF/A-3 + XML (зручно для людини й машини), профілі сумісні з EN 16931.
Чи обов’язкова eRechnung у B2B?
Тенденція до повномасштабної e-інвойсінг-моделі зростає. Ми готуємо формати/процеси, щоби ваші інвойси приймали партнери та замовники вже зараз.
Що таке DSFinV-K і навіщо він?
Єдиний формат експорту касових даних для перевірок. Без нього Kassen-Nachschau швидко перетворюється на проблеми.
Скільки зберігати документи?
Зазвичай 10 років для бухгалтерських документів і 6 років для комерційних листів (забезпечуємо архів і пошук).
Чи потрібен електронний підпис?
Ключове — цілісність та автентичність. Працюємо з підписами/мітками та контрольними сумами відповідно до ваших процесів.
Чи можна сканувати та викидати папір?
Так, якщо впроваджене ersetzendes Scannen з описом у Verfahrensdokumentation і стабільним архівом.
Чому обирають Юридичну компанію «Юдей»
-
Право + техніка: не лише формати рахунків і TSE, а й реальні інтеграції з ERP/POS.
-
GoBD-безпечні процеси: від Verfahrensdokumentation до тестового Audit-Export.
-
Готовність до перевірок: «папка інспектора», сценарії Kassen-Nachschau, регламент дій команди.
-
UA↔DE-супровід: пояснюємо складне просто, перекладаємо, тримаємо строки.
Потрібно, щоби інвойси проходили, каси — «мовчали», а перевірки — закривалися без донарахувань? Проведемо короткий розбір (платно, 4 000 грн) і дамо чіткий план впровадження.