Як оформити іноземця на роботу в Україні

Оформлення іноземця на роботу в Україні – це завжди два процеси одночасно:

  1. отримати дозвіл на застосування праці іноземця для роботодавця;

  2. оформити іноземцю право перебування в Україні (як правило – тимчасову посвідку на проживання на підставі працевлаштування).

Помилка в одному з цих елементів = штрафи для бізнесу, скасування посвідки, депортація та заборона на в’їзд.

Нижче – покроково й просто, як діяти підприємцю та які питання закриває юридичний супровід.

Основні правила працевлаштування іноземців

Для більшості іноземців діє базове правило:
роботодавець має право застосовувати працю іноземця тільки за наявності дозволу на застосування праці, який видає територіальний орган служби зайнятості.

Важливі моменти:

  • дозвіл видається під конкретного роботодавця, посаду й строк;

  • без дозволу іноземець може працювати лише у вузьких винятках (постійне проживання, статус біженця тощо);

  • спочатку оформлюється дозвіл на працю, потім – тимчасова посвідка на проживання для іноземця на підставі роботи.

Коли дозвіл потрібен, а коли – ні

Дозвіл ОБОВ’ЯЗКОВИЙ, якщо:

  • іноземець приїжджає в Україну спеціально для роботи за трудовим договором;

  • це найманий працівник або гіг-працівник у ТОВ, ФОП, представництві іноземної компанії;

  • іноземець відряджений іноземною компанією, але фактично працює в українського роботодавця.

Дозвіл НЕ ПОТРІБЕН, якщо іноземець:

  • має посвідку на постійне проживання в Україні;

  • отримав статус біженця чи додатковий захист;

  • деякі інші категорії, прямо перелічені в законі (іноземні журналісти, дипломати тощо).

Але навіть у цих випадках роботодавцю потрібне коректне кадрове та податкове оформлення.

Покрокова інструкція: як оформити іноземця на роботу

Крок 1. Визначити категорію іноземця

Спочатку з’ясовуємо:

  • чи є в нього вже посвідка на проживання (тимчасова/постійна);

  • яким буде формат співпраці: найманий працівник, гіг-контракт, відряджений спеціаліст, внутрішньокорпоративний цесіонарій тощо.

Від цього залежить набір документів і строк дозволу.

Крок 2. Підготувати пакет документів для дозволу

Роботодавець подає до регіонального центру зайнятості, як правило:

  • заяву за затвердженою формою;

  • копію паспорта іноземця з нотаріальним перекладом українською;

  • кольорову фотокартку 3,5×4,5 см;

  • проект трудового договору/контракту з іноземцем, засвідчений роботодавцем;

  • для окремих категорій – додаткові документи (лист від іноземного роботодавця, підтвердження навчання, підтвердження статусу тощо);

  • документ про оплату державної плати за дозвіл.

На практиці найбільше відмов – через формальні помилки в пакеті документів.

Крок 3. Подати документи до центру зайнятості

Подання можливе:

  • особисто або через представника за довіреністю;

  • у багатьох регіонах – також електронно через відповідні сервіси.

Служба зайнятості перевіряє пакет документів і приймає рішення про видачу або відмову в дозволі.

Крок 4. Оплата та отримання дозволу

Після позитивного рішення роботодавець:

  • сплачує плату за дозвіл (її розмір залежить від строку дозволу – до 6 місяців, до 1 року, до 2, до 3 років і прив’язаний до прожиткового мінімуму);

  • отримує оригінал дозволу в центрі зайнятості.

Дозвіл видається на строк дії трудового договору, але не більше ніж на 1–3 роки (залежно від категорії іноземця), з можливістю продовження.

Крок 5. Укласти трудовий договір з іноземцем

Після видачі дозволу роботодавець зобов’язаний:

  • укласти трудовий договір/контракт з іноземцем не пізніше граничного строку, встановленого законодавством (як правило – до 90 днів з дати видачі дозволу);

  • подати завірену копію договору до центру зайнятості у визначений строк.

Якщо договір не укладено або не подано, дозвіл можуть скасувати.

Крок 6. Оформити тимчасову посвідку на проживання

Отриманий дозвіл – це підстава для іноземця:

  • звернутися до ДМС / ЦНАП за оформленням тимчасової посвідки на проживання в Україні на підставі працевлаштування;

  • після отримання посвідки іноземець може легально жити й працювати в Україні протягом строку її дії.

Без посвідки іноземець буде обмежений строками візи/безвізу, що створює ризики перебування понад дозволений строк та депортації.

Крок 7. Кадровий та податковий облік

Після завершення міграційних процедур:

  • іноземця оформляють як звичайного працівника (наказ, особова картка, табель, трудовий договір тощо);

  • роботодавець нараховує й сплачує ПДФО, військовий збір, ЄСВ із зарплати іноземця – за загальними правилами для доходів фізичних осіб;

  • у разі наявності конвенцій про уникнення подвійного оподаткування – аналізується податковий статус іноземця (резидент/нерезидент) та застосування міжнародного договору.

Вартість та строк дії дозволу

Размер плати за дозвіл залежить від строку його дії і виражається у кратних прожиткового мінімуму для працездатних осіб на 1 січня відповідного року.

Типово:

  • до 6 місяців;

  • до 1 року;

  • до 2 років;

  • до 3 років (для окремих категорій).

Кожне продовження також оплачується за окремими ставками.

У зв’язку з регулярними змінами прожиткового мінімуму та підзаконних актів точні суми варто розраховувати під конкретну дату.

Відповідальність за роботу іноземця без дозволу

Якщо іноземець працює без належного дозволу або з порушенням умов (не та посада, інший роботодавець тощо), роботодавцю загрожує:

  • значні штрафи (десятки тисяч гривень за кожного працівника);

  • можливість повторних штрафів у разі повторного порушення;

  • претензії ДПС, Держпраці, міграційної служби;

  • для іноземця – скорочення строку перебування, депортація та заборона на в’їзд.

Окремий ризик – коли дозвіл формально є, але договір не укладений або не поданий до центру зайнятості, чи іноземець фактично працює на інших умовах.

Податки й зарплата іноземного працівника

Для більшості іноземців, які працюють за трудовим договором в Україні, діють ті ж правила оподаткування, що й для українців:

  • ПДФО із зарплати – за базовою ставкою;

  • військовий збір – за ставкою, встановленою ПКУ (станом на 2025 рік для зарплатних доходів – підвищена ставка 5%);

  • ЄСВ 22% – за рахунок роботодавця (не менше мінімального страхового внеску).

При цьому:

  • можливі нюанси застосування конвенцій про уникнення подвійного оподаткування;

  • іноді вигідніше будувати структуру «іноземна компанія + українська юрособа» з правильним розподілом функцій і доходів – це вже зона податкового планування, а не просто «оформити працівника».

Як працює Юридична компанія «Юдей» з оформленням іноземців

Ми пропонуємо комплексний супровід «під ключ»:

  1. Аналіз ситуації
    Формат роботи, країна походження, чи є інші підстави для перебування, цілі бізнесу (разовий контракт чи довгостроковий проект).

  2. План легалізації
    Обираємо оптимальну схему: дозвіл + тимчасова посвідка, чи інші варіанти, якщо вони доступні.

  3. Пакет документів і подання
    Готуємо повний пакет, вносимо правки в трудовий договір/контракт, подаємо документи до центру зайнятості, супроводжуємо до отримання дозволу.

  4. Посвідка на проживання
    Допомагаємо іноземцю отримати тимчасову посвідку на проживання, супроводжуємо комунікацію з ДМС.

  5. Кадрові та податкові налаштування
    Узгоджуємо з бухгалтерією, як коректно відображати зарплату, податки, звітність; даємо рекомендації щодо структури виплат і ризиків.

Вартість детальної консультації з аналізом вашої ситуації – 4 000 грн.
Повний супровід з оформлення дозволу на працю для одного іноземця в преміум-сегменті – орієнтовно від 25 000–40 000 грн + офіційні платежі.
Комплекс «дозвіл + посвідка на проживання» – за індивідуальним розрахунком залежно від країни, строків та кількості працівників.

FAQ: часті запитання підприємців

Чи може іноземець працювати без дозволу, якщо вже має посвідку на проживання?

Якщо це посвідка на постійне проживання – так, дозвіл, як правило, не потрібен. Якщо тимчасова посвідка на інших підставах (навчання, возз’єднання сім’ї, волонтерство тощо) – у більшості випадків дозвіл на працю все одно потрібен.

Хто повинен оформляти дозвіл – роботодавець чи сам іноземець?

Дозвіл оформляє роботодавець або його представник за довіреністю. Іноземець самостійно не може отримати дозвіл без українського роботодавця.

На який строк видається дозвіл?

Строк залежить від категорії іноземця та умов договору, але зазвичай – від 6 місяців до 3 років з можливістю продовження.

Чи може іноземець працювати у двох компаніях одночасно?

Загальне правило – окремий дозвіл на кожного роботодавця й посаду. Є вузькі винятки (сумісництво, окремі спеціальні категорії), але їх потрібно аналізувати точково по законодавству.

Що буде, якщо іноземець почав працювати до отримання дозволу?

Фактично це вважається нелегальним працевлаштуванням: для роботодавця – штрафи, для іноземця – ризик скорочення строку перебування, відмови в посвідці чи депортації.

Чи можна все оформити дистанційно?

Більшість дій можна зробити через представника за довіреністю: підготовка та подання документів, отримання дозволу, супровід у службі зайнятості. Присутність іноземця потрібна переважно на етапі отримання посвідки та біометрії.