Кожен працівник на підприємстві виконує свою частину роботи, відповідно до функціональних обов’язків, які на нього покладаються. Про зміст обов’язків, обсяг роботи, яку має виконати працівник, його права та сферу відповідальності можна дізнатися з посадової інструкції.

Що таке посадова інструкція

Посадова інструкція – внутрішній документ підприємства, в якому містяться вимоги, завдання, права та обов’язки, сфера відповідальності, функції та повноваження усіх працівників, які вони мають виконувати на займаній посаді, для забезпечення ефективної роботи трудового колективу.

Посадова інструкція складається окремо для кожної штатної одиниці (професії), не є персоніфікованим документом, тобто для декількох працівників, які виконують однакову роботу, складається одна типова посадова інструкція.

Наявність посадової інструкції забезпечує уникнення непорозумінь між роботодавцем та працівником через вільне трактування останнім своїх функціональних обов’язків.

Як складати посадову інструкцію?

Посадові інструкції складаються для всіх працівників, вказаних у штатному розкладі, існує ще такий вид роз’яснення обсягів роботи, як робоча інструкція, яка стосується представників робітничих професій. Щоб розмежувати ці поняття, необхідно звернути увагу на Класифікатор професій, який пропонує коди для легалізації професійних назв робіт. Класифікатор складається з 9 груп кодів:

  1. коди 1110-1496 – вищі державні службовці, керівники, управителі;
  2. 2111-2490 – професіонали;
  3. 3111-3590 – фахівці;
  4. 4111-4229 – технічні службовці;
  5. 5111-5312 – працівники сфери торгівлі та послуг;
  6. 6111-6154 – кваліфіковані робітники сільського, лісового, рибного господарств;
  7. 7111-7990 – кваліфіковані робітники з інструментом;
  8. 8111-8990 – робітники з обслуговування устаткування та машин;
  9. 9120-9411 – найпростіші професії.

Дотримання Класифікатору професій – обов’язкова умова при заповненні трудових книжок, складання посадових та робочих інструкцій, видання наказів на підприємстві тощо.

Посадова інструкція складається для всіх посад підприємства, згідно штатного розпису. Як правило, посадові інструкції розробляються керівником відділу чи підрозділу, який відповідає за об’єм роботи визначених працівників, відповідно, посадові інструкції адміністрації підприємства складаються керівником.

У загальній частині посадової інструкції вказується найменування посади, назва структурного підрозділу (за наявністю), підлеглість, порядок прийняття та звільнення з посади, вимоги до працівників. У частині з функціональними обов’язками необхідно перелічити задачі, які входять в компетенцію даної посади.

Далі необхідно описати права та обов’язки працівників, при виконанні їх функцій. Бажано окремо винести розділ «Відповідальність», де буде визначено яку відповідальність несе працівник та вказано на необхідність дотримання правил протипожежної безпеки і законодавства з охорони праці.

За необхідністю, в інструкцію вносять кваліфікаційні вимоги, умови співпраці та взаємовідносин з іншими працівниками на підприємстві.

Згідно зі Збірником уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів Державного комітету архіві України, текст посадової інструкції повинен мати вказівний характер, для чого доцільно використовувати чіткі формулювання зі словами: «повинен», «має право», «слід», «потрібно», «необхідно», «забороняється». Не дозволяється використовувати у тексті посадової інструкції формулювання зі словами: «можна», «не можна», «бажано», «не бажано», «рекомендовано» тощо.

Посадова інструкція має розроблятися, мінімум, в двох примірниках, один з яких повинен залишитися на руках у працівника (обидва примірники підписуються як керівником, так і працівником).

Чи обов’язково мати посадові інструкції?

Фактично, згідно чинного законодавства (спираємося, передусім, на Конституцію України та Кодекс законів про працю), поняття «посадова інструкція» не визначене, а, відповідно, не має носити обов’язковий характер. Але, як показує судова практика в Україні, стаття 29 Кодексу законів про працю, у якій мова йде про обов’язкове роз’яснення працівникові під розпис його функціональних обов’язків, є підставою, для контролюючих органів, вимагати посадові інструкції під час перевірок. Відповідно, посадові інструкції отримали умовний правовий статус в трудових відносинах і повинні бути на кожному підприємстві.

З іншого боку, якщо функціональні обов’язки працівника внести у трудовий договір або контракт, можна посадові інструкції не використовувати. Головна задача цього організаційно-розпорядчого документу – донести до працівника вимоги щодо виконуваної роботи, але, в якій формі це має відбуватися, законодавством не визначено.

Значення посадової інструкції для працівника

Посадова інструкція є тим документом, з яким працівник має ознайомитися насамперед, адже в ній містяться чіткі вимоги щодо роботи, яку він повинен виконувати. Тому, в разі перевищення керівництвом підприємства вимог щодо результатів праці, або незаконного звільнення з роботи, посадова інструкція може стати беззаперечним доказом у суді щодо порушення трудового законодавства.

Значення посадової інструкції для керівника

Ознайомивши працівника, під розпис, з посадовою інструкцією, керівник підприємства має законні підстави вимагати виконання заявленого в документі обсягу робіт. Невідповідність працівника займаній посаді, невиконання ним функціональних обов’язків, відповідно посадової інструкції, є підставою для звільнення з ініціативи роботодавця. Враховуючи те, що такий вид звільнення часто є причиною судових позовів, роботодавець убезпечує себе від юридичної відповідальності, спираючись на посадову інструкцію, з якою був ознайомлений працівник, перед початком своєї трудової діяльності.