Бухгалтер в штаті чи аутсорсинг бухгалтерії: плюси та мінуси

ПЕРЕВІРЕНО РЕДАКЦІЄЮ ЮДЕЙ

Коротка відповідь. Бухгалтер в штаті чи аутсорсинг бухгалтерії: плюси та мінуси: чіткий план підготовки, перевірка документів і варіанти реагування. Юридичне роз’яснення команди… Для правильної відповіді потрібно співвіднести факти, документи та чинну на дату дії редакцію норми, а не покладатися лише на загальну назву процедури.

Що означає тема «Бухгалтер в штаті чи аутсорсинг бухгалтерії: плюси та мінуси» на практиці

Питання «Бухгалтер в штаті чи аутсорсинг бухгалтерії: плюси та мінуси» потрібно розглядати як конкретну юридичну задачу, а не як універсальну форму або готову відповідь. У межах цього напряму важливі податковий облік, первинні документи, фінансові наслідки та комунікація з контролюючими органами. Один і той самий термін чи зовні схожа ситуація можуть мати різні наслідки залежно від статусу учасників, змісту документа, послідовності подій і дати, на яку застосовується законодавство.

Практична робота починається з визначення результату: що саме має змінитися після звернення, хто уповноважений ухвалити рішення та яким документом буде підтверджено результат. Для платнику податків, бухгалтеру, власнику або фінансовому директору це допомагає не витрачати час на процедуру, яка не вирішує первинну проблему, і завчасно оцінити можливі заперечення іншої сторони.

Вихідна ситуація та практичний контекст

Вести бухгалтерію підприємства, при бажанні, може й сам власник, але для цього треба розумітися в специфіці роботи, володіти програмним забезпеченням з бухгалтерського обліку та витрачати багато часу. Як правило, підприємці користуються послугами професіоналів, щоб убезпечити свій бізнес від штрафів, банкрутства тощо.

Дана публікація присвячена питанню визначення кращого типу бухгалтерського обліку на підприємстві.

Типи бухгалтерських послуг

Існує декілька типів бухгалтерських послуг:

• бухгалтер в штаті;
• приватний бухгалтер;
• бухгалтерські компанії, які надають послуги на аутсорсингу, тобто дистанційно.

Чітких вимог щодо організації бухгалтерського обліку на підприємстві немає, засновник або власник компанії самостійно вирішує форму організації ведення бухгалтерії, відповідно до ст.8 «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Відразу варто зазначити, що користування послугами приватних бухгалтерів, які зрідка приїздять на підприємство або ведуть роботу з документами віддалено, найменше позначиться на бюджеті компанії, але й відповідальності за свою роботу, по факту, приватні бухгалтери не несуть. Тому вони підійдуть тільки тим підприємствам, яким треба раз на рік подавати нульову звітність, або якщо бухгалтер потрібен на короткий термін.

Плюси та мінуси бухгалтера в штаті

Утримання бухгалтера в штаті – вигідне рішення для тих компаній, які мають велику кількість працівників (більше 50 осіб), працюють у великих масштабах, мають справу із закупівлями, постановкою на облік різних груп товарів, працюють як з готівкою, так і по безготівковому розрахунку, здійснюють різні види діяльності.

Для такого підприємства бухгалтер в штаті (бажано не один) допоможе уникнути штрафів, вчасно подавати звітну документацію, сплачувати податки і збори, робити відрахування до Пенсійного фонду, Фонду соціального страхування, вести графік відпусток тощо.

Отже, однозначні плюси – бухгалтер всю свою увагу присвячує одному підприємству, надає консультації, веде документообіг, особисто зацікавлений у налагодженій роботі компанії.

Мінусами роботи бухгалтера в штаті можна назвати значні витрати на виплату заробітної плати, відпускних, лікарняних, оздоровчих тощо, обов’язкове обладнання робочого місця та придбання ліцензованого програмного забезпечення (наприклад 1С Бухгалтерія, BAS Бухгалтерія тощо), оплата курсів підвищення кваліфікації, підтримання конкурентоспроможної заробітної плати і т.п.

Послуги аутсорсингових компаній

В разі, якщо підприємство не має великих об’ємів, найкращим варіантом бухгалтерського обліку будуть компанії, які працюють з документообігом та звітностям на аутсорсингу.

Очевидними плюсами можна назвати наступне:

• такий вид послуг обійдеться набагато дешевше, ніж бухгалтер у штаті;
• великим підприємствам, для яких штатний бухгалтер є більш економним рішенням, аутсорсинг також може сподобатися, адже в штаті компаній, які надають послуги віддаленого бухгалтерського обліку, працюють не тільки бухгалтери та економісти, а й юристи, спеціалісти в податковому праві, інші вузькопрофільні спеціалісти;
• користування послугами аутсорсингових компаній унеможливлює ризик «зникнення» бухгалтера, чи його відсутність через хворобу, адже з клієнтом співпрацює ціла команда, яка може робити взаємозаміну;
• питання професійності та кваліфікації бухгалтера не повинні турбувати власника підприємства, адже аудиторські компанії зацікавлені в утриманні своїх клієнтів та збільшенні клієнтської бази, тому на роботу запрошують професіоналів та спеціалістів з бажанням та здатністю постійно вчитися та підвищувати свій рівень;
• великим плюсом є страхування аутсорсингових компаній, адже помилку може допустити кожен і, в разі такої ситуації, штраф, який накладається на підприємство, відносить до страхових ризиків і покривається в межах страхової суми;
• власнику підприємства не потрібно постійно контролювати роботу бухгалтера, слідкувати за вчасністю складання та подання звітів, він отримує готовий результат, довіривши свої справи професійній команді;
• аутсорсингова компанія відповідає за збереження конфіденційної інформації про клієнтів; 
• в умовах карантинних обмежень, аудиторські компанії, які працюють віддалено та користуються електронним документообігом, є кращим рішенням для комфортної співпраці.

Щодо мінусів у співпраці з аудиторськими компаніями, можна визначити фактичну неможливість оцінити якість послуг та систему контролю за якістю, на початковому етапі співпраці.

Які факти потрібно встановити до початку дій

Спочатку складіть нейтральну хронологію: дата кожної події, учасники, зміст домовленості або рішення, спосіб обміну документами та фактичні наслідки. Окремо позначте факти, які підтверджені оригіналом, електронними даними, реєстром чи повідомленням про вручення. Те, що відоме лише зі слів учасника, не слід подавати як безспірний факт — для нього потрібно знайти незалежне підтвердження.

Документи та докази: базовий чекліст

Точний пакет залежить від обставин, але якісна підготовка завжди передбачає перевірку походження, чинності, повноти й взаємної узгодженості документів. Копії потрібно зіставити з оригіналами, а електронні матеріали — зберегти так, щоб можна було підтвердити автора, дату, адресата і незмінність змісту.

• чинну редакцію договору, рішення, заяви або іншого ключового документа
• письмову відповідь органу, контрагента чи іншої сторони, якщо її вже отримано
• документ, з якого виникло право, обов’язок або спір
• листування, повідомлення та докази дати їх отримання
• платіжні документи, акти, витяги, реєстрові дані або інші первинні докази
• документи про особу, статус і повноваження заявника чи представника

Якщо документа немає, зафіксуйте, хто його створив або зберігає, чи можна отримати витяг, дублікат або офіційну відповідь. У спірній ситуації важлива не кількість файлів, а зв’язок кожного доказу з конкретною обставиною та можливість пояснити його походження.

Покроковий алгоритм підготовки

1. 01

   Підготувати письмову позицію: факти, правова підстава, докази, конкретна вимога та спосіб підтвердження подання.

2. 02

   Після подання зберегти квитанцію або реєстраційний номер, контролювати відповідь і завчасно готувати альтернативний крок.

3. 03

   Сформулювати бажаний правовий результат одним реченням і відокремити його від емоційної оцінки ситуації.

4. 04

   Скласти хронологію та звірити дати, адже від них можуть залежати строки подання заяви, відповіді або оскарження.

5. 05

   Зібрати первинні документи й перевірити, чи не суперечать один одному імена, суми, адреси, реквізити та повноваження.

6. 06

   Перевірити чинну на дату дії норму та спеціальну процедуру саме для потрібного органу, реєстру або суду.

Перед фінальним поданням корисно зробити контрольне читання матеріалів очима адресата: чи зрозуміло, чого ви просите, на які факти посилаєтеся, де міститься кожний доказ і чому обраний спосіб захисту відповідає проблемі. Така перевірка часто виявляє суперечності раніше, ніж їх використає опонент або орган.

Типові ризики та як ними керувати

Ризик не завжди означає, що від дії потрібно відмовитися. Його слід описати, оцінити й визначити контрольний захід: додатковий документ, альтернативну вимогу, резервний строк, забезпечення доказу або попередню комунікацію. Для теми «Бухгалтер в штаті чи аутсорсинг бухгалтерії: плюси та мінуси» особливо варто перевірити такі помилки:

• не перевірити виконуваність майбутньої домовленості, вимоги чи судового рішення до початку витратної процедури
• змішати в одному зверненні кілька різних вимог без належних адресатів, доказів і процесуальної форми
• почати процедуру без чітко визначеної мети й отримати формально правильний, але практично непотрібний результат
• покладатися на переказ норми з неофіційного джерела замість чинного тексту та спеціального порядку
• подати неповний або суперечливий комплект документів і створити підставу для відмови чи додаткової перевірки
• пропустити строк через неправильне визначення дати вручення, події або моменту, коли особа дізналася про порушення

Практична модель прийняття рішення

Якщо рішення впливає на майно, податки, сімейний статус, дозвіл, роботу або можливість судового захисту, перевіряйте суміжні наслідки окремо. Документ, прийнятний для одного органу, не завжди автоматично підтверджує ту саму обставину перед іншим.

Коли варто залучити юриста

Професійна перевірка особливо доцільна, якщо вже є відмова, претензія, судова справа, перевірка, арешт, значна сума або невідворотний строк. Юрист має не просто переказати норму, а перевірити документи, запропонувати варіанти, пояснити ризики кожного з них і зафіксувати погоджений план. Для теми «Бухгалтер в штаті чи аутсорсинг бухгалтерії: плюси та мінуси» корисно надати матеріали заздалегідь, щоб консультація була предметною.

ОФІЦІЙНЕ ПЕРШОДЖЕРЕЛО

Правила, форми й строки можуть змінюватися. Перед поданням перевірте чинну редакцію акта та спеціальні вимоги компетентного органу.

Податковий кодекс України

Поширені запитання