В Україні відбувається перехід від паперових до електронних трудових книжок. Електронна трудова книжка – аналог паперової трудової, але в цифровому форматі, вона не існує як окремий документ, фактично, електронна трудова книжка – це фіксація трудового стажу людини в реєстрі застрахованих осіб.
Перехід на електронні трудові книжки є гарантією уникнення порушень закону, коли роботодавець може зробити запис у трудову книжку, але, насправді, не здійснювати відрахування до Пенсійного фонду та Фонду соціального страхування.
На порталі Пенсійного фонду України кожна працююча людина має власну сторінку, на якій відображено трудовий стаж, інформація про відрахування до Пенсійного фонду та Фонду соціального страхування. Також, для зручності у користуванні, Пенсійний фонд України запустив мобільний додаток.
Важливо! До електронної трудової книжки буде включена інформація про трудовий стаж, починаючи з 2004 року, тому, якщо людина розпочала свою трудову діяльність раніше, вона повинна самостійно надати інформацію, завантаживши скан-копії відповідних документів у розділі «Комунікації з ПФУ» на власній сторінці сайту Пенсійного фонду України. Це може зробити як працівник, так і роботодавець.
З 10 червня 2021 року роботодавці не зобов’язані зберігати паперові трудові книжки. В обов’язки керівництва підприємства входить необхідність відсканувати трудові книжки та надіслати інформацію про працевлаштованих до ПФУ, ті, хто влаштувався на роботу після 10.06.2021 повинні самостійно надати відповідну інформацію.
Важливо! Скан-копії – це не тільки копії документів з допомогою сканеру, але й фото з мобільного телефону тощо.
Законодавством, на сьогоднішній день, не передбачена відповідальність за неподання інформації до ПФУ, але визначені строки переходу на електронні трудові книжки – до 2026 року.
Алгоритм роботи із сайтом ПФУ
Для подання скан-копій трудових книжок необхідно зробити наступне:
- зайти на сайт ПФУ та обрати вкладку «Портал електронних послуг»;
- натиснути «Увійти в систему»;
- обрати тип входу: як фізична особа або як юридична особа, в разі, якщо необхідно подати інформацію про працівників;
- увійти до системи можна кількома способами:
- з допомогою ключа електронно-цифрового підпису;
- ввести логін та пароль, для чого необхідно звернутися до відділення Пенсійного фонду та написати заяву про реєстрацію на веб-порталі, після чого отримати логін та пароль входу;
- з допомогою інтегрованої системи електронної ідентифікації (інтернет-банкінг);
- через «Дію. Підпис», відсканувавши на свій смартфон QR-код;
- також Пенсійний фонд планує в найближчий час надати можливість входу на сайт за електронним пенсійним посвідченням та токеном. - обрати розділ «Комунікації з ПФУ»;
- вибрати «Відомості про трудові відносини» або «Відомості про трудову діяльність робітника», якщо ви юридична особа;
- якщо вхід здійснено як «фізична особа», необхідно заповнити форму з особистими даними, відмітити згоду на обробку персональних даних та завантажити скан-копії трудової книжки;
- якщо відомості про працівників вносить роботодавець, він повинен зазначити код працівника (РНОКПП), ПІБ працівника (серію та номер паспорту зазначити необов’язково) та завантажити скан-копії трудовох книжки;
- натиснути «Підписати та відправити в ПФУ»;
- у розділі «Мої звернення» буде відображатися статус заявки, яка буде спочатку проходити перевірку, а потім повинно бути зазначено «виконано», якщо ПФУ не знайде помилок у наданих даних.
Важливо! Юридичні особи не зможуть надати скан-копії трудових книжок без скан-копії заяви працівника, в якій він дає згоду на обробку персональних даних. Форма заяви: «Я, … (ПІБ) даю згоду на обробку персональних даних. Дата. Підпис».
На сайті ПФУ зазначаються не тільки періоди трудової діяльності, але й всі періоди, коли за працівника сплачуються страхові внески (строкова військова служба, догляд за дитиною до трьох років, робота за сумісництвом тощо).
Важливо! Бажано перевірити записи на сайті ПФУ, для уникнення помилок та неточностей, звіривши дані із паперовим варіантом трудової книжки.
Перевагами електронних трудових книжок є надійність зберігання інформації та автоматичне нарахування пенсії, без необхідності звертатися самостійно до Пенсійного фонду та надавати безліч документів.