Перехід від паперових до електронних трудових книжок

ПЕРЕВІРЕНО РЕДАКЦІЄЮ ЮДЕЙ

Коротка відповідь. Перехід від паперових до електронних трудових книжок: порядок дій, потрібні документи, докази та типові ризики. Юридичне роз’яснення команди ЮДЕЙ для… Для правильної відповіді потрібно співвіднести факти, документи та чинну на дату дії редакцію норми, а не покладатися лише на загальну назву процедури.

Що означає тема «Перехід від паперових до електронних трудових книжок» на практиці

Питання «Перехід від паперових до електронних трудових книжок» потрібно розглядати як конкретну юридичну задачу, а не як універсальну форму або готову відповідь. У межах цього напряму важливі трудові гарантії, кадрові документи, військовий облік, соціальні права та законність рішень роботодавця чи органу. Один і той самий термін чи зовні схожа ситуація можуть мати різні наслідки залежно від статусу учасників, змісту документа, послідовності подій і дати, на яку застосовується законодавство.

Практична робота починається з визначення результату: що саме має змінитися після звернення, хто уповноважений ухвалити рішення та яким документом буде підтверджено результат. Для працівнику, роботодавцю, військовозобов’язаному або члену сім’ї військовослужбовця це допомагає не витрачати час на процедуру, яка не вирішує первинну проблему, і завчасно оцінити можливі заперечення іншої сторони.

Вихідна ситуація та практичний контекст

В Україні відбувається перехід від паперових до електронних трудових книжок. Електронна трудова книжка – аналог паперової трудової, але в цифровому форматі, вона не існує як окремий документ, фактично, електронна трудова книжка – це фіксація трудового стажу людини в реєстрі застрахованих осіб.

Перехід на електронні трудові книжки є гарантією уникнення порушень закону, коли роботодавець може зробити запис у трудову книжку, але, насправді, не здійснювати відрахування до Пенсійного фонду та Фонду соціального страхування.

На порталі Пенсійного фонду України кожна працююча людина має власну сторінку, на якій відображено трудовий стаж, інформація про відрахування до Пенсійного фонду та Фонду соціального страхування. Також, для зручності у користуванні, Пенсійний фонд України запустив мобільний додаток.

Важливо! До електронної трудової книжки буде включена інформація про трудовий стаж, починаючи з 2004 року, тому, якщо людина розпочала свою трудову діяльність раніше, вона повинна самостійно надати інформацію, завантаживши скан-копії відповідних документів у розділі «Комунікації з ПФУ» на власній сторінці сайту Пенсійного фонду України. Це може зробити як працівник, так і роботодавець.

З 10 червня 2021 року роботодавці не зобов’язані зберігати паперові трудові книжки. В обов’язки керівництва підприємства входить необхідність відсканувати трудові книжки та надіслати інформацію про працевлаштованих до ПФУ, ті, хто влаштувався на роботу після 10.06.2021 повинні самостійно надати відповідну інформацію.

Важливо! Скан-копії – це не тільки копії документів з допомогою сканеру, але й фото з мобільного телефону тощо.

Законодавством, на сьогоднішній день, не передбачена відповідальність за неподання інформації до ПФУ, але визначені строки переходу на електронні трудові книжки – до 2026 року.

Алгоритм роботи із сайтом ПФУ

Для подання скан-копій трудових книжок необхідно зробити наступне:

1. зайти на сайт ПФУ та обрати вкладку «Портал електронних послуг»;
2. натиснути «Увійти в систему»;
3. обрати тип входу: як фізична особа або як юридична особа, в разі, якщо необхідно подати інформацію про працівників;
4. увійти до системи можна кількома способами:
   - з допомогою ключа електронно-цифрового підпису;
   - ввести логін та пароль, для чого необхідно звернутися до відділення Пенсійного фонду та написати заяву про реєстрацію на веб-порталі, після чого отримати логін та пароль входу;
   - з допомогою інтегрованої системи електронної ідентифікації (інтернет-банкінг);
   - через «Дію. Підпис», відсканувавши на свій смартфон QR-код;
   - також Пенсійний фонд планує в найближчий час надати можливість входу на сайт за електронним пенсійним посвідченням та токеном.
5. обрати розділ «Комунікації з ПФУ»;
6. вибрати «Відомості про трудові відносини» або «Відомості про трудову діяльність робітника», якщо ви юридична особа;
7. якщо вхід здійснено як «фізична особа», необхідно заповнити форму з особистими даними, відмітити згоду на обробку персональних даних та завантажити скан-копії трудової книжки;
8. якщо відомості про працівників вносить роботодавець, він повинен зазначити код працівника (РНОКПП), ПІБ працівника (серію та номер паспорту зазначити необов’язково) та завантажити скан-копії трудовох книжки;
9. натиснути «Підписати та відправити в ПФУ»;
10. у розділі «Мої звернення» буде відображатися статус заявки, яка буде спочатку проходити перевірку, а потім повинно бути зазначено «виконано», якщо ПФУ не знайде помилок у наданих даних.

Важливо! Юридичні особи не зможуть надати скан-копії трудових книжок без скан-копії заяви працівника, в якій він дає згоду на обробку персональних даних. Форма заяви: «Я, … (ПІБ) даю згоду на обробку персональних даних. Дата. Підпис».

На сайті ПФУ зазначаються не тільки періоди трудової діяльності, але й всі періоди, коли за працівника сплачуються страхові внески (строкова військова служба, догляд за дитиною до трьох років, робота за сумісництвом тощо).

Важливо! Бажано перевірити записи на сайті ПФУ, для уникнення помилок та неточностей, звіривши дані із паперовим варіантом трудової книжки.

Перевагами електронних трудових книжок є надійність зберігання інформації та автоматичне нарахування пенсії, без необхідності звертатися самостійно до Пенсійного фонду та надавати безліч документів.

Які факти потрібно встановити до початку дій

Спочатку складіть нейтральну хронологію: дата кожної події, учасники, зміст домовленості або рішення, спосіб обміну документами та фактичні наслідки. Окремо позначте факти, які підтверджені оригіналом, електронними даними, реєстром чи повідомленням про вручення. Те, що відоме лише зі слів учасника, не слід подавати як безспірний факт — для нього потрібно знайти незалежне підтвердження.

Документи та докази: базовий чекліст

Точний пакет залежить від обставин, але якісна підготовка завжди передбачає перевірку походження, чинності, повноти й взаємної узгодженості документів. Копії потрібно зіставити з оригіналами, а електронні матеріали — зберегти так, щоб можна було підтвердити автора, дату, адресата і незмінність змісту.

• документ, з якого виникло право, обов’язок або спір
• листування, повідомлення та докази дати їх отримання
• платіжні документи, акти, витяги, реєстрові дані або інші первинні докази
• документи про особу, статус і повноваження заявника чи представника
• хронологію подій із датами, учасниками та вже вчиненими діями
• чинну редакцію договору, рішення, заяви або іншого ключового документа

Якщо документа немає, зафіксуйте, хто його створив або зберігає, чи можна отримати витяг, дублікат або офіційну відповідь. У спірній ситуації важлива не кількість файлів, а зв’язок кожного доказу з конкретною обставиною та можливість пояснити його походження.

Покроковий алгоритм підготовки

1. 01

   Сформулювати бажаний правовий результат одним реченням і відокремити його від емоційної оцінки ситуації.

2. 02

   Скласти хронологію та звірити дати, адже від них можуть залежати строки подання заяви, відповіді або оскарження.

3. 03

   Зібрати первинні документи й перевірити, чи не суперечать один одному імена, суми, адреси, реквізити та повноваження.

4. 04

   Перевірити чинну на дату дії норму та спеціальну процедуру саме для потрібного органу, реєстру або суду.

5. 05

   Підготувати письмову позицію: факти, правова підстава, докази, конкретна вимога та спосіб підтвердження подання.

6. 06

   Після подання зберегти квитанцію або реєстраційний номер, контролювати відповідь і завчасно готувати альтернативний крок.

Перед фінальним поданням корисно зробити контрольне читання матеріалів очима адресата: чи зрозуміло, чого ви просите, на які факти посилаєтеся, де міститься кожний доказ і чому обраний спосіб захисту відповідає проблемі. Така перевірка часто виявляє суперечності раніше, ніж їх використає опонент або орган.

Типові ризики та як ними керувати

Ризик не завжди означає, що від дії потрібно відмовитися. Його слід описати, оцінити й визначити контрольний захід: додатковий документ, альтернативну вимогу, резервний строк, забезпечення доказу або попередню комунікацію. Для теми «Перехід від паперових до електронних трудових книжок» особливо варто перевірити такі помилки:

• почати процедуру без чітко визначеної мети й отримати формально правильний, але практично непотрібний результат
• покладатися на переказ норми з неофіційного джерела замість чинного тексту та спеціального порядку
• подати неповний або суперечливий комплект документів і створити підставу для відмови чи додаткової перевірки
• пропустити строк через неправильне визначення дати вручення, події або моменту, коли особа дізналася про порушення
• надати пояснення, яке не узгоджується з документами та надалі послаблює переговорну або процесуальну позицію
• не перевірити виконуваність майбутньої домовленості, вимоги чи судового рішення до початку витратної процедури

Практична модель прийняття рішення

Якщо рішення впливає на майно, податки, сімейний статус, дозвіл, роботу або можливість судового захисту, перевіряйте суміжні наслідки окремо. Документ, прийнятний для одного органу, не завжди автоматично підтверджує ту саму обставину перед іншим.

Коли варто залучити юриста

Професійна перевірка особливо доцільна, якщо вже є відмова, претензія, судова справа, перевірка, арешт, значна сума або невідворотний строк. Юрист має не просто переказати норму, а перевірити документи, запропонувати варіанти, пояснити ризики кожного з них і зафіксувати погоджений план. Для теми «Перехід від паперових до електронних трудових книжок» корисно надати матеріали заздалегідь, щоб консультація була предметною.

ОФІЦІЙНЕ ПЕРШОДЖЕРЕЛО

Правила, форми й строки можуть змінюватися. Перед поданням перевірте чинну редакцію акта та спеціальні вимоги компетентного органу.

Кодекс законів про працю України

Поширені запитання