Облік товарних запасів та відповідальність за реалізацію необлікованих товарів

ПЕРЕВІРЕНО РЕДАКЦІЄЮ ЮДЕЙ

Коротка відповідь. Облік товарних запасів та відповідальність за реалізацію…: порядок дій, потрібні документи, докази та типові ризики. Юридичне роз’яснення команди ЮДЕЙ для… Для правильної відповіді потрібно співвіднести факти, документи та чинну на дату дії редакцію норми, а не покладатися лише на загальну назву процедури.

Що означає тема «Облік товарних запасів та відповідальність за реалізацію необлікованих товарів» на практиці

Питання «Облік товарних запасів та відповідальність за реалізацію необлікованих товарів» потрібно розглядати як конкретну юридичну задачу, а не як універсальну форму або готову відповідь. У межах цього напряму важливі податковий облік, первинні документи, фінансові наслідки та комунікація з контролюючими органами. Один і той самий термін чи зовні схожа ситуація можуть мати різні наслідки залежно від статусу учасників, змісту документа, послідовності подій і дати, на яку застосовується законодавство.

Практична робота починається з визначення результату: що саме має змінитися після звернення, хто уповноважений ухвалити рішення та яким документом буде підтверджено результат. Для платнику податків, бухгалтеру, власнику або фінансовому директору це допомагає не витрачати час на процедуру, яка не вирішує первинну проблему, і завчасно оцінити можливі заперечення іншої сторони.

Вихідна ситуація та практичний контекст

Зміни, які відбулися в податковому законодавстві протягом останніх, років вплинули на діяльність ФОП та спричинили низку судових позовів про оскарження штрафів. Недотримання форм обліку, звітності, незнання законодавства є причиною застосування штрафних санкцій. У даній публікації можна ознайомитися з правилами ведення форми товарного обліку, відповідальністю за порушення обліку товарів та реалізацію необлікованих товарів.

Зміни, які відбулися в податковому законодавстві протягом останніх, років вплинули на діяльність ФОП та спричинили низку судових позовів про оскарження штрафів. Недотримання форм обліку, звітності, незнання законодавства є причиною застосування штрафних санкцій.

Форма обліку товарних запасів

З 01.08.2020 року повинні вести товарний облік ФОП, які здійснюють розрахункові операції :

• ФОП на загальній системі оподаткування;
• ФОП на єдиному податку – платники ПДВ;
• ФОП на єдиному податку, які реалізують технічно складні побутові товари (прилади, машини, устаткування тощо, на які встановлено гарантійний термін);
• ФОП на єдиному податку, які реалізують вироби медичного призначення;
• ФОП на єдиному податку, які реалізують ювелірні вироби та побутові вироби з дорогоцінного металу, дорогоцінного / напівдорогоцінного каміння.

Облік товарів підприємці повинні вести на виконання Закону про РРО, реєструвати форму ведення товарного обліку в податкових органах не потрібно. Така форма необхідна для того, щоб, під час перевірки, підприємець міг пояснити скільки товарів було реалізовано (придбано) та скільки є в залишку.

У ФОП повинні бути всі первинні документи, які підтверджують походження товарів (накладні. ТТН, митні документи (декларації ), чеки, акти закупки та ін.). Документи мають містити реквізити, за якими можна ідентифікувати постачальників та отримувачів товарів, дату здійснення операції, вартість та кількість товарів. Якщо ФОП має декілька місць реалізації товарів, до первинних документів ще треба додати внутрішні документи, які підтверджують переміщення товарів на місця їх реалізації. 

Як записувати товари в облікову форму

Титульний аркуш форми обліку товарів має містити наступні дані:

• ПІБ підприємця;
• РНОКПП (реєстраційний номер облікової картки платника податікв)  або дані паспорту чи ID-картки, якщо, через релігійні переконання, відсутній РНОКПП;
• податкова адреса;
• назва та адреса суб’єкту господарювання / місця зберігання.

Вибуття товарів – продаж, внутрішнє переміщення, знищення або втрата, повернення постачальнику, використання для власної потреби. Примітка – графа, в яку заносяться відмітки в разі виправлень. Згідно з Наказом «Про затвердження Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб - підприємців, у тому числі платників єдиного податку», заповнювати таблицю необхідно чорнилом або кульковою ручкою темного кольору.

Якщо форма обліку товарів підприємцем створюється у електронному вигляді, чітких вимог щодо програмного формату (Excel, Word, Numbers, Smartsheet, Workzone тощо) немає. Але, зауважимо, що така форма має бути роздрукована, на вимогу перевіряючи осіб.

Особливу увагу ФОП має звернути на зберігання первинної документації, адже її відсутність на місці реалізації товару може призвести до накладення штрафу, крім того, вся первинна документація має зберігатися та підшиватися разом із формою обліку.

Форма обліку залишків товарів

На момент першого заповнення форми обліку товарів, ФОП зобов’язаний внести до неї дані, про ті товари, які  у нього залишилися. Дані про ці товари повинні заноситися до форми обліку першими. Опис товарів, які є в залишку, ФОП складає самостійно – це і буде його умовна первинна документація щодо цих товарів.

Відповідальність за реалізацію необлікованих товарів

Відсутність обліку товарів, згідно із Законом про РРО,тягне за собою накладення штрафу у розмірі подвійної вартості необлікованих товарів, але не менше 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (170 грн.). Така ж сама санкція застосовується  в разі, якщо форма обліку відсутня на місці реалізації товарів або ФОП не надав її під час перевірки.

Але у цьому випадку закон залишає підприємцям привід звертатися до суду, в разі отримання штрафу, адже, згідно із законом, мова йде про реалізацію не облікованих у встановленому порядку товарів, тобто ця санкція має застосовуватися тільки тоді, коли, наприклад, шляхом контрольної закупки, були виявлені дані порушення.

Судова практика з цього питання

Судові рішення, з приводу оскарження штрафів, щодо реалізації необлікованих товарів, як правило, задовольняють вимоги ФОПів, чітко розмежовуючи поняття «реалізація» та «зберігання» товарів, якщо не було доведено факт продажу товару контролюючими органами.

Те ж саме стосується щодо правил ведення облікової документації: якщо її немає за місцем реалізації, це не означає що вона відсутня зовсім, тому ФОП має право надати її вже після перевірки і оскаржити факт відсутності обліку товарів у акті перевірки.

Які факти потрібно встановити до початку дій

Спочатку складіть нейтральну хронологію: дата кожної події, учасники, зміст домовленості або рішення, спосіб обміну документами та фактичні наслідки. Окремо позначте факти, які підтверджені оригіналом, електронними даними, реєстром чи повідомленням про вручення. Те, що відоме лише зі слів учасника, не слід подавати як безспірний факт — для нього потрібно знайти незалежне підтвердження.

Документи та докази: базовий чекліст

Точний пакет залежить від обставин, але якісна підготовка завжди передбачає перевірку походження, чинності, повноти й взаємної узгодженості документів. Копії потрібно зіставити з оригіналами, а електронні матеріали — зберегти так, щоб можна було підтвердити автора, дату, адресата і незмінність змісту.

• документи про особу, статус і повноваження заявника чи представника
• хронологію подій із датами, учасниками та вже вчиненими діями
• чинну редакцію договору, рішення, заяви або іншого ключового документа
• письмову відповідь органу, контрагента чи іншої сторони, якщо її вже отримано
• документ, з якого виникло право, обов’язок або спір
• листування, повідомлення та докази дати їх отримання

Якщо документа немає, зафіксуйте, хто його створив або зберігає, чи можна отримати витяг, дублікат або офіційну відповідь. У спірній ситуації важлива не кількість файлів, а зв’язок кожного доказу з конкретною обставиною та можливість пояснити його походження.

Покроковий алгоритм підготовки

1. 01

   Сформулювати бажаний правовий результат одним реченням і відокремити його від емоційної оцінки ситуації.

2. 02

   Скласти хронологію та звірити дати, адже від них можуть залежати строки подання заяви, відповіді або оскарження.

3. 03

   Зібрати первинні документи й перевірити, чи не суперечать один одному імена, суми, адреси, реквізити та повноваження.

4. 04

   Перевірити чинну на дату дії норму та спеціальну процедуру саме для потрібного органу, реєстру або суду.

5. 05

   Підготувати письмову позицію: факти, правова підстава, докази, конкретна вимога та спосіб підтвердження подання.

6. 06

   Після подання зберегти квитанцію або реєстраційний номер, контролювати відповідь і завчасно готувати альтернативний крок.

Перед фінальним поданням корисно зробити контрольне читання матеріалів очима адресата: чи зрозуміло, чого ви просите, на які факти посилаєтеся, де міститься кожний доказ і чому обраний спосіб захисту відповідає проблемі. Така перевірка часто виявляє суперечності раніше, ніж їх використає опонент або орган.

Типові ризики та як ними керувати

Ризик не завжди означає, що від дії потрібно відмовитися. Його слід описати, оцінити й визначити контрольний захід: додатковий документ, альтернативну вимогу, резервний строк, забезпечення доказу або попередню комунікацію. Для теми «Облік товарних запасів та відповідальність за реалізацію необлікованих товарів» особливо варто перевірити такі помилки:

• пропустити строк через неправильне визначення дати вручення, події або моменту, коли особа дізналася про порушення
• надати пояснення, яке не узгоджується з документами та надалі послаблює переговорну або процесуальну позицію
• не перевірити виконуваність майбутньої домовленості, вимоги чи судового рішення до початку витратної процедури
• змішати в одному зверненні кілька різних вимог без належних адресатів, доказів і процесуальної форми
• почати процедуру без чітко визначеної мети й отримати формально правильний, але практично непотрібний результат
• покладатися на переказ норми з неофіційного джерела замість чинного тексту та спеціального порядку

Практична модель прийняття рішення

Якщо рішення впливає на майно, податки, сімейний статус, дозвіл, роботу або можливість судового захисту, перевіряйте суміжні наслідки окремо. Документ, прийнятний для одного органу, не завжди автоматично підтверджує ту саму обставину перед іншим.

Коли варто залучити юриста

Професійна перевірка особливо доцільна, якщо вже є відмова, претензія, судова справа, перевірка, арешт, значна сума або невідворотний строк. Юрист має не просто переказати норму, а перевірити документи, запропонувати варіанти, пояснити ризики кожного з них і зафіксувати погоджений план. Для теми «Облік товарних запасів та відповідальність за реалізацію необлікованих товарів» корисно надати матеріали заздалегідь, щоб консультація була предметною.

ОФІЦІЙНЕ ПЕРШОДЖЕРЕЛО

Правила, форми й строки можуть змінюватися. Перед поданням перевірте чинну редакцію акта та спеціальні вимоги компетентного органу.

Податковий кодекс України

Поширені запитання